山積みの稟議書とはさようなら!
鍵はすきま時間にあり

山積みの稟議書とはさようなら!

現在ドリーム・アーツでは知話輪を利用し業務改善に取り組んでいます。まず連携したのは申請・承認業務。導入によりどのような変化があったのか営業部長に話を聞きました。

ドリーム・アーツでは稟議書や購入申請といった申請・承認業務を既に電子化していますが、どのような課題があったのでしょうか。

申請・承認ワークフローシステムとしてSm@rtDBを使用しています。稟議書を電子化したことでどこにいても承認ができるようにはなりました。とはいっても、どうしてもパソコンでの使用を想定した作りになっており、積極的に社外で承認業務をしようという気持ちにはなりませんでした。営業部長ということもあり外出が多く、パソコンの前でしかできない業務は限界が来ていましたね。

パソコンの前でしかできない業務は限界が来ていましたね。

知話輪と連携することでどのように変わりましたか?

まず知話輪はモバイルアプリですので社外のどこでも自然に承認をするようになりました。Sm@rtDBと知話輪は密な連携を行なっているため承認画面を起動し直すような煩雑な手順は必要なく、タイムライン上で承認業務を完了することができます。操作も画面上で指を滑らせるスワイプひとつで済むので、まさにサクサクといった心地で使っていて気持ちいいです。

モバイルアプリですので社外のどこでも自然に承認

モバイルを意識したデザインは全く使用感が違いますね。 さらに、プッシュ通知で連絡が来るためすぐに気付き、承認のスピードも早くなりました。これまでのメール通知では受信ボックスを更新するタイミングでしか気が付けませんが、今ではスマートデバイスのホーム画面を一目見ればわかります。通知で早く気づき知話輪上で作業を終えられるのでスピードは格段に上がったと思います。

時間の使い方が変わりそうですね。

はい。これまでは朝と夕方の2回だけ確認していましたが、今ではタクシーでの移動中や次の会議が始まる前などのすきま時間に承認作業をしています。こまめに承認するようになったため未承認件数が山のように溜まってしまうことがなくなりました。仕事の中にこれほどすきま時間があるとは思っていなかったので驚いています。 わざわざ時間を作って承認作業をしなくて済むので、その分のまとまった時間は集中して提案を考えることや、チーム内の様子を見て会話をすることに当てています。想像以上に時間の使い方が変わりました。すぐに効果が出ていることも嬉しいですね。社内には申請・承認の他にもたくさんの業務がありますから、より多くの業務と繋がった時に働き方がどこまで変わるのか楽しみにしています。

今回は外出の多い方にお話を聞きましたが、社内にいても会議続きでなかなかデスクに戻れない方が次の会議が始まるまでの数分間のすきま時間に承認を行なっているという声もいただきました。様々な業務と連携することで組織の時間の使い方を変えられるよう取り組みます。 働く時間の使い方を変えたい方は以下のお問い合わせよりご連絡ください。