メールの洪水はストップ
社内コミュニケーションは知話輪で

メールの洪水はストップ

メールを読む時間。書く時間。そして探す時間。どれくらいかかっていますか?
お客さまとのやりとりの他に社内の報告や相談、メールマガジン、メーリングリストなどフォルダの中にはメールが溢れがち。増えれば増えるほど重要なメールを探し出すことに時間がかかってしまいます。
メールを探す時間より、お客さまへの提案について社内で準備をする時間が欲しい、アイデアを練る時間が欲しいと言うのが本音ではないでしょうか。そのような時間を作り出すために、まずは社内メールを知話輪に置き換えてみましょう。どのようにして時間が生まれるのか3つのポイントに分けてご紹介します。

すぐに本題、すぐに回答

すぐに本題、すぐに回答

出社してすぐに行うメールチェック。件名を見て重要そうなメールを探し、開いていきます。が、メールを開いてもパッと見ではどこに本題があるのかわかりません。長い挨拶が並ぶ上に丁寧すぎる敬語、文末には署名が続きます。さらに複数人の返信がついたメールだともうさっぱり。誰が何を発言しどれが最新なのかわかりません。朝から難解なパズルを解くようで気分も上がりません。 ビジネスチャットは挨拶や署名といった文化はなく、本題にすぐ入ることができます。発言した人や内容も顔写真で瞬時に判別。これによりテンポのいい会話が可能になりコミュニケーションが圧倒的に早くなります。

必要な人にだけ通知

必要な人にだけ通知

グループトークでは所属部署やプロジェクトでグループを作りその中で会話をすることができます。そこで不安になるのが「自分とは直接関係のない内容でも通知され結局見るべき件数が増えるのでは」ということ。ご安心ください。知話輪はグループでの会話全てに通知が送られるわけではありません。宛先を指定することで必ず見て欲しい相手にだけ通知を送ることができます。通知を送らない場合もグループメンバーは会話を見ることができるので「確認して欲しい人をCCメールに入れ忘れた!」「報告がないけどどうなっているのだろう?」といったコミュニケーションミスも防ぎます。

メールの誤送信を防止

メールが多くなるとよくあるのは「社内のメールをお客さまに送ってしまった!」といううっかりミス。再度お詫びの電話やメールを送ることになり、相手のメールを増やすだけでなく信用問題にも発展しかねません。社外秘の情報が流れてしまっては一大事。社内と社外のコミュニケーションの場を別にすることでうっかりミスを防ぎます。
社内コミュニケーションをチャットに移し気軽に早い会話をする一方で、「メールを打つときは気合いを入れるとき!」という気持ちの持ち方も変わるかもしれませんね。

社外の方とのやりとりなどメールが無くなることはありませんが、社内メールを知話輪に移すことでより早くより安全にコミュニケーションをとることができます。次回はコミュニケーションをチャットに移したさらに先の話、ノリのいいチーム作りについてご紹介したいと思います。