無意味なミーティングの
調整時間をゼロに!
そのミーティング、ほんとにフェースツーフェースで
やる必要ありますか?

ミーティングのスケジュール調整だけで忙しくなってませんか

ちょっとした議題でも、社内のいろいろな部署の人に集まってもらってミーティングをすることがルール化されている会社は多いと思います。ミーティングに参加していただきたい人たちが同じ拠点にいる場合はまだ良いのですが、複数拠点に散らばっている場合にはテレビ会議などが可能な会議室を各拠点で予約しなければなりません。テレビ会議が可能な会議室が1つしかない拠点があったりすると、会議室の空きの調整だけで何日もかかってしまったりしたことはないでしょうか?ようやく調整がついて当日を迎えてみたら、遅刻者や早退者がいたりして、結局全員そろわなくて再調整ということになってしまったり。

情報共有・伝達が目的のミーティングの
調整時間は付加価値ゼロ

斬新なアイデアを生み出すことが目的のミーティングならば、多少長めの調整時間がかかったとしても、大きな対価を得られる場合があるので、実施する意味はあります。

しかし、現実としては、15分程度で終わることが予想される情報伝達や共有だけが目的のミーティングがかなり多いのではないでしょうか。

そうしたミーティングはチャットで置き換えることが可能かもしれません。チャットは会議室での打ち合わせのような調整時間は必要ありません。調整時間が必要のない手段として、これまでは電子メールがよく利用されてきました。ただ、多人数のやりとりをメールで置き換えるのは無理があります。ある人が既に結論っぽい内容を返信しているメールに対して、返信メールを読まずに誰かが意見表明してしまったけれども実は最初の返信の内容の方がよかったと後で思ってしまったり…。メールのような一方通行の応酬でしかない手段はミーティングの代替手段として使うには限界があります。

ビジネスチャットでは、発言が時系列に並んでいて、すべての状況を確認した上で意見表明することができます。大人数で議論して結論を出すときにありがちな前提条件の再確認やこれまでの議論の整理といったロスが最小限になります。

情報共有ミーティングはチャットで!
価値を生まない時間を減らそう!

    
簡単な情報共有ミーティングはチャットで代替

「知話輪」なら、参加すべき人を一同に集めたグループをカスタムグループで作って、やりとりをすることができます。INSUITE(R)のプロジェクトで社内ルールで定められている会合専用のグループを作るのも良いでしょう。どんどんチャットで代替して、今までミーティングの調整時間に使っていた、価値を生み出していない時間を減らしていきましょう!


"知話輪"を詳しく知りたい方へ

ハンズオンセミナーなど実際に実機を使ったセミナーなども開催しております。
まずはお気軽にお問い合わせください。