チャットの投稿がレポートに!?
グループウェアと連携して共有までの時間を短縮

スケジュール機能とチャットが連携

働き方改革推進室のMさんは、自社オフィスレイアウト変更の参考にするため、他社のオフィスへ見学に行くことになりました。当日はMさんを含めた4人で分担して見学に行く予定です。オフィス、工場、展示会といった現地調査には帰ってからのレポートがつきもの。レポートには時間と手間がかかります。「知話輪」はグループウェア「INSUITE」のスケジュール機能と連携し、レポートにかかる時間を短縮します。では、見学の流れを順を追って見ていきましょう。

グループウェアと「知話輪」を簡単連携

Mさんは既に「INSUITE」でオフィス見学のスケジュールを登録しています。このスケジュールと「知話輪」を連携させると、見学に行くメンバー4人のグループが自動で作成され、すぐに「知話輪」で会話することができます。「知話輪」上でグループを作るために、わざわざメンバーを検索し追加していく必要はありません。見学前にグループを作成し、事前資料や気になるポイントや疑問を投稿しておきましょう。見学先で急に資料を再確認したくなった場合でも、あらゆるデバイスで使える「知話輪」であればすぐに情報を見ることができます。

当日は「知話輪」へ写真をアップ

見学当日。4人は別の場所を分担して見学します。見学しながらメモを取ったり写真を撮影、帰社後にまとめ上げて社内に展開、というのがよくある流れ。しかし、メモや写真、気づいたことを「知話輪」を使ってその場で投稿すればリアルタイムで共有できて、4人は別の場所にいながら見学する視点を広げることができます。見学終了時、記憶がはっきりしているうちに、参考にしたい点や社内に展開したい点を振り返り、まとめて投稿しておくといいですね。

レポートはチャットを集約

レポートに自動登録

見学から帰り、レポート作成に取り掛かります。では、どのような形式で提出しましょう?WordやPDFが候補となるでしょうが、「INSUITE」のスケジュールにあるレポート機能を使ってみましょう。レポート機能を使えば、スケジュールに紐づいた形でレポートを登録することができます。

「知話輪」のタイムラインには、見学前に共有された事前情報から、見学当日に撮った写真やメモ、見学後の気づきやアイデアなどの情報が貯まっている状態です。コグニティブ・エージェント「Cello」に「レポートに登録しておいて」とお願いすると、タイムラインの内容が自動で「INSUITE」のレポートに登録されます。重要な情報だけに絞ってレポートを作成したい場合は、トピック機能を活用すると、「#重要」がついた投稿のみレポート化されます。「INSUITE」のレポートにすることで、「知話輪」で作成したグループ以外の人にも必要に応じた情報を共有できます。

リアルタイムにレポートを作って時間短縮

もう、慌てて書いたメモを清書したり、画像をカメラから取り込んで一つずつ貼り付けるような、時間のかかる作業は必要ありません。「知話輪」と他システムを連携することで、効率的に業務を進めましょう。