脱メールで業務の進捗を
簡単キャッチアップ!
長期休暇明けの憂鬱は
チャットのタイムラインで吹き飛ばそう

チャットを使って大量のメール処理業務をふきとばそう

Dさんは、ソフトウェアベンダーの開発部に所属し、ある製品の開発リーダーをしています。製品開発チームは、さまざまな拠点に分散しているため、主なコミュニケーション手段としてメールを使用しています。チーム内でのやり取りも多く、日々200~300通のメールを処理していました。

それでも普段ならなんとかメールを処理できているので、コミュニケーションに問題があるとは思ってませんでしたが、年末年始になると、チームのメンバーがバラバラと休暇を取ります。もちろん、Dさん自身も年末に長期休暇を取りました。長期休暇は楽しいものですが、休み明けに大量に溜まったメールのことを想像すると、とても憂鬱になります。

長期休暇明けにはメールが山積み

そんなDさんが休み明けに出社すると、想像どおり大量にメールが届いています。大量のメールの中から、気になるものを開きながら、チームの状況を確認し始めます。しかしながら、タイトルと内容が異なっていたり、そのメールへの返信が見つからなかったりと、ひとつの話題をキャッチアップするだけでも大変です。

さらに、メーリングリスト上でのやり取りだったものが、途中から、メンバー間で電話や口頭でやり取りされてしまっていることもあります。やりとりの結果がメールとして残されていない場合、当事者に確認するしかありません。年末年始だと、当事者が休暇中のときもあり、開発状況の把握にはいつも時間がかかっていました。

チームのコミュニケーションを知話輪に

Dさんの会社では、これまでメールや電話、口頭でのやり取りが中心だったところに、ビジネスチャット「知話輪®」を導入しました。「知話輪」の導入で、チーム内のやり取りはすべてタイムラインにある状態になりました。休み明けでも、過去のやり取りを簡単に確認できることや、トピック機能を使って特定の話題に絞り込むことで、キャッチアップの時間が非常に短くなりました。

また、すべてのメンバーがチームの状況を把握しているので、休暇中のメンバーがいてもフォローできるようになりました。同時に、毎日何百通も処理していた大量の社内メールも削減され、社外のメールだけに集中できるようになりました。

チャットのタイムラインで、仕事のやりとりを時系列で把握

タイムラインで簡単キャッチアップ!

「知話輪」では、グループウェア「INSUITE®」で利用している組織がそのまま引き継がれるため、すぐにチーム間で会話を始めることができます。チーム内のすべてのコミュニケーションがタイムラインに集約され、すべてのメンバーがチームの状況を把握できます。タイムラインで過去のやり取りが参照できることで、長期休暇明けに限らず、後からチームに加わったメンバーもキャッチアップが簡単になります。ぜひ「知話輪」を利用して、チャットを使ったチームコミュニケーションの威力を体感してください。