重要ファイルを流出させないビジネスチャットの機能とは
見逃しやすいセキュリティの抜け穴

ファイルの情報流出

企業からの情報漏洩の原因は、誤操作・管理ミスといったヒューマンエラーが過半数を占めています。この誤操作というのは、たとえば電子メールで宛先を間違えて送信してしまう、見せてはいけないファイルを添付してしまう、といったことを指しています。

一部のビジネスチャットには、宛先に社外の人が含まれていたら警告を出したり、そもそも宛先に含むことを制限したりする機能があります。そうした機能のあるビジネスチャットを電子メールの代わりに使えば、宛先の間違いによって重要な情報が社外に流出してしまうリスクを減らすことができます。

ダウンロード制限なしの情報漏洩防止は難しい

しかし、メッセージそのものが社外へ流出することは防げても、そこに添付されたファイルがPCやスマートフォンに保存されてしまえば、そのファイル自体が持ち出しや管理ミスによる流出のリスクにさらされます。
メッセージに含まれる情報量よりも添付ファイルに含まれる情報量の方が多いことを考えると、リスクが形を変えただけで、流出の危険性はあまり減少していないともいえるでしょう。実際、ファイルを保存した端末の紛失や、ウイルス・マルウェアの感染による流出が多数発生しています。

また近年、個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み業務に使用する、いわゆるBYOD(Bring your own device)を認める企業も増えていますが、これがウイルス・マルウェアによる情報漏洩の危険をさらに増加させている側面もあります。理由のひとつとしてウイルス対策ソフトの導入率の低さがあります。企業が所有するPCのウイルス対策ソフト導入率は9割を超えるのに対し、個人所有のPCでは8割程度、個人所有のスマートフォンにいたっては5割程度しか導入されていません。
このような状況を考えると、端末に保存されたファイルを守るのは非常に難しいといえるでしょう。

「知話輪」ならダウンロードは
必要な範囲だけに制限できる

さて、ここまではメールや一般的なビジネスチャットを例にした話ですが、「知話輪®」のダウンロード制限機能を使えば、チャットに投稿されたファイルを閲覧することはできても、ダウンロードはさせないという設定が可能です。ファイルを閲覧のみに制限すれば、端末にはファイルが残らなくなるため持ち出しが不可能になり、流出する危険性を抑えることができます。

例えば、PCとスマートフォンでそれぞれ個別に以下のような制限をかけることができます。

  • PCは、編集したファイルのやり取りが主な用途なのでダウンロード可能に設定
  • 外で使うことも多いスマートフォンは、もっぱらファイル閲覧のみなのでダウンロード不可に設定

このようにダウンロード制限を賢く利用すれば、利便性を維持しつつ情報漏洩を防止できるでしょう。

ダウンロード制限で情報漏洩対策も万全