隠れたキーパーソンが組織を動かす
オープントピックで生まれるヨコのつながり

隠れたキーパーソンが組織を動かす

組織が大きくなると、どの部門のだれがなにを知っているのか(know who)、影響力のあるキーパーソンはだれなのか、といったことが見えづらくなってきます。たとえばナレッジマネジメントとして各自のノウハウを掲示版のようなものに記載しても、閲覧数が伸びずに更新されなくなってしまった、という経験はないでしょうか。あるテーマに取り組むキーパーソンが各部門にいても、そのキーパーソン達がつながらないでいると、次の例のように、無駄や衝突が生まれてしまうかもしれません。

部門を超えた連携の難しさ

営業部門に配属となった新人のAさんは、部長から「チャットボットを使って、朝礼当番をチャットで通知するようにしてくれ」と依頼されました。Aさんは会社で導入されたチャットの扱いには慣れていましたが、チャットボットという言葉を聞くのは初めてです。
ネットでチャットボットのことを調べたAさんは、人間にかわって処理をしてくれる、ロボットのようなものがチャットボットだと理解しましたが、どうやって作ったらいいのかわかりません。そこで部内の先輩に聞いてまわっても知っている人はいませんでした。他の部門に知っている人がいるかもしれない、と思ったものの、新人のAさんには、だれに聞けばよいのか見当もつきませんでした。

一方、開発部門のBさんは、自身が開発したチャットボットのシステムを、他の開発メンバーでも使えるようにしようと、チャットボット用の開発基盤を実装し、部内で説明会を行いました。説明会に参加したメンバーの評判はよかったのですが、「そのうち使わせてもらうよ」と言われたまま、Bさんの開発基盤は使われないままとなっていました。

また、情報システム部門に所属するCさんは、チャットボットを動かすためのサーバーをまとめて運用することを考えていました。数週間検討した結果、 ようやくシステムの構成が決まったので、各部門へチャットボットの説明会を実施する旨の通達をだしました。

Bさんは通達を見て驚きました。通達に書かれているシステムではBさんの開発したチャットボットは動作しません。「今さらシステムを決められても困るんだけどな」と、Bさんは説明会で不満をぶつけることにしました。
さらに、部長から「チャットボット」を作るように依頼されたAさんも、通達を見て驚きました。そこにはすでに動作検証済みのチャットボット「朝礼当番ボット」が紹介されており、しかも隣のデザイン部門が使っていたのです。

社内の壁を超えたキーパーソンを見つけだす

このように、課題解決のキーパーソンが近くにいなかったり、同じ課題を持っている人の存在に気づかずに、いつまでも課題に悩まされたり、組織特有の部門の壁に阻まれたりして時間を浪費することは多々あります。
あらかじめ課題に対して詳しいキーパーソンを見つけられるようにしておき、同じ課題を持っている人同士をつなぎあわせることができれば、課題解決も加速されるでしょう。あなたの周りにも課題に対して答えを持っている人がいるかもしれません。

「知話輪」では、タイムラインの話題を整理するための「トピック機能」のなかに「グループトピック」と「オープントピック」というものがあります。「グループトピック」はそのタイムラインのあるグループでのみ使うものですが、「オープントピック」を付けたメッセージは、グループ外のメンバーも閲覧できます。

オープントピックと詳しいテーマのグラフ

Aさんのように、会社のどこかに同じテーマに取り組んでいる人がいるかもしれない、という場合は 「朝礼当番のチャットボットを作ろうとしていますが、作り方がわからず困っています」といったメッセージをマイタイムラインなどに投稿して、テーマを表す「チャットボット」という「オープントピック」を付けてみましょう。
「オープントピックの一覧はだれでも簡単に閲覧できるので、BさんやCさんのように同じテーマに取り組む人がフォローしてくれるかもしれません。また、BさんやCさんがチャットボットのシステムを検討中にやりとりしていたメッセージにオープントピックが付いていれば、一緒にシステムを作ることもできたかもしれません。「オープントピック」の一覧には、各「オープントピック」で投稿数の多い上位3名の顔写真が表示され、詳しいと思われる人に直接メッセージを投稿することも可能です。

また、顔写真を選択すると表示されるプロフィールには、その人の詳しいテーマが円グラフとして表示されます。意外な人が自分の抱えるテーマのキーパーソンだった、という発見もあるかもしれません。

まだあまり顔の知られていない新人のAさんでも、「オープントピック」の「チャットボット」の投稿数ランキングで上位にくれば、社内で注目されるかもしれませんね。